ÉCRAN D’INFORMATIONS CLIENT
Cette page est divisée en différentes sections : Renseignements sur le client, coordonnées, référence du cabinet et prise rendez-vous. Il est préférable d'entrer autant d'informations que possible à ce stade pour mieux utiliser les autres fonctions de FileAssure. Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires pour que le système puisse enregistrer la saisie.
INFORMATIONS CLIENT
La première section permet à l'utilisateur d'enregistrer des renseignements personnels du client éventuel. Cette section peut également être utilisée pour saisir des renseignements sur son conjoint.
Remarque : Les informations sur le conjoint n'apparaîtront que si l'état civil "marié" est sélectionné.
DETAILS DE CONTACT
La deuxième section permet à l'utilisateur de saisir les coordonnées du client.
NUMÉEROS DE TÉLÉPHONE
Il est possible de mettre jusqu'à 3 numéros de téléphone différents dans le système tout en les étiquetant comme utilisables (domicile, mobile et travail).
ADRESSES
Avec l'aide de « Canada Post Address Complete », il sera facile pour le client d'entrer la bonne adresse. Il n’aura qu’à saisir la ville, le code postal et la province.
ADRESSES EMAIL
Entrez l'adresse e-mail du client pour envoyer des mails via FileAssure et à des fins de planification.
Les utilisateurs choisir saisir la méthode de contact préférée du client, qu'il s'agisse d'un numéro de téléphone, d'une adresse postale ou d’une adresse mail. Les utilisateurs peuvent également choisir la méthode par laquelle le client ne veut pas être contacté.
COMMENT AVEZ-VOUS ENTENDU PARLER DE L'ENTREPRISE ? (SOURCE DE RÉFÉRENCE)
SOURCE DE RÉFÉRENCE
Le menu déroulant de la méthode de contact initiale contient les principales sources de références potentielles pour un client lambda :
- CC – Conseiller en crédit
- FI – Institution Financière
- Personnelle
- Affichette
- Radio
- TV
- Questionnaire web
DÉTAILS DES SOURCES DE RÉFÉRENCE
Après avoir sélectionné la source de référence principale, passez à la section « Où vous avez entendu parler de nous ? » dans le menu déroulant. Ce menu déroulant dépendra de ce qui a été sélectionné dans la section précédente et contient des informations plus détaillées concernant la source de référence :
AJOUTER DES SOURCES DE RÉFÉRENCE
Pour ajouter des sources de référence à la page Ajouter un enregistrement, procédez comme suit:
1. Cliquez sur le bouton Admin
2. Allez dans Configurations > Menus déroulants
3. Cliquez sur "Source de Contact".
4. Indiquez le média sur lequel la source de référence a été vue, suivi de " - ", puis tapez la source. Exemple : Radio - CHFI
5. Cliquez sur Ajouter
AGENT CST
C'est l'utilisateur qui est connecté à FileAssure à un moment donné.
ÉTAPE
Il s'agit de l'état dans lequel se trouve actuellement le dossier du client, qu'il s'agisse de la consultation initiale, de l'examen des documents, etc.
TÂCHE
Il s'agit de renseignements ou de tâches supplémentaires qui sont pertinents pour le document. Il peut s'agir, par exemple, du processus d'admission ou de l'examen de la preuve de réclamation.
STATUS
Plusieurs options de statut peuvent être sélectionnées en fonction de l'état d'avancement de l'entretien initial
L'utilisateur peut utiliser des modèles de mail personnalisables pour envoyer au client un mail pour lui envoyer des rappels de rendez-vous, des mails de remerciement ou tout autre mail de son choix. Une adresse e-mail valide doit être saisie pour pouvoir utiliser cette fonction.
Une fois qu'un modèle de mail est sélectionné, l'objet du mail et le message peuvent être personnalisés
CONFIGURATION DES MODELES DE MAILS
Pour configurer des modèles de mail, suivez les étapes suivantes :
- Cliquez sur le bouton Admin
- Allez dans Configurations > Modèles d'e-mail
- Vous aurez le choix entre ajouter un nouveau modèle en tapant le nom du modèle ou modifier un modèle existant en cliquant sur le nom existant.
- Remplissez le corps de la lettre en utilisant les balises de fusion comme valeur de remplissage automatique. Par exemple, si vous voulez entrer le prénom et le nom du client, faites glisser le @Prénom @Nom vers le corps du texte où vous voulez qu'il apparaisse.
- Uploadez une pièce jointe si nécessaire
- Modèle de mise à jour
PRISE DE RENDEZ-VOUS
Les rendez-vous peuvent être programmés directement dans FileAssure en sélectionnant simplement la date et l'heure. En cliquant sur le bouton Planifier et continuer, une invitation à une réunion sera envoyée à l'adresse mail du client où il pourra répondre en conséquence.
Pour prendre rendez-vous avec le client :
- Cliquez sur l’emplacement - Les utilisateurs peuvent vérifier l'emplacement du service le plus proche du client en cliquant sur le bouton à côté de l’emplacement. Une carte Google Map apparaîtra alors avec un code PIN "adresse du client", et tous les emplacements de service autour de l'adresse du client seront localisés. Cliquez sur l'emplacement et cliquez sur "Utiliser cet emplacement" pour trouver les agents pour cet emplacement.
* Les utilisateurs peuvent également obtenir les directions à partir de l'adresse du client et les heures d'ouverture du point de service.
- Les agents disponibles et les créneaux horaires apparaîtront alors et l'utilisateur pourra choisir le créneau horaire qui répond le mieux aux besoins du débiteur. Une fois qu'un créneau horaire est choisi, le ou les agents disponibles pour ce créneau s'affichent.
- Sinon, l'utilisateur peut cliquer sur l'agent correspondant auprès duquel il souhaite réserver. Le calendrier des mails de cet agent apparaîtra alors avec leur disponibilité.
- Sélectionnez une date et une heure pour cet agent.
ÉTABLIR LA DISPONIBILITÉ DES RÉUNIONS ET DES DATES CREUSES
DISPONIBILITÉ DES RÉUNIONS
Les utilisateurs ont la possibilité de configurer leur propre disponibilité de réunion et leurs propres dates d'indisponibilité de sorte que lorsque d'autres utilisateurs prennent des rendez-vous, aucun conflit horaire n’aura lieu.
Pour modifier la disponibilité de votre réunion, procédez comme ceci :
1. Allez sur « Admin »
2. Rendez-vous sur « Dates creuses »
3. Cliquez sur "Disponibilité de la réunion".
4. Sélectionnez l'endroit où vous vous trouverez
5. Sélectionner le jour de la semaine ou l'intervalle
6. Sélectionnez une heure de début et de fin
7. Cliquez sur « Soumettre »
Vous pouvez voir une liste de vos disponibilités que vous pouvez modifier ou réinitialiser du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00 pour cet emplacement.
PERIODES CREUSES
En tant qu'utilisateur régulier, vous pouvez modifier votre propre période creuse - pour les vacances, les jours de congé, etc. En tant que gestionnaire, vous avez la possibilité de modifier toutes les périodes creuses de l'utilisateur.
PERIODES CREUSES CLASSIQUES POUR LES UTILISATEURS
Sous « Période creuse » dans la section « Admin », vous verrez l'écran suivant :
Pour définir les dates de périodes creuses, procédez comme ceci :
1) Fixez la date de début de votre période creuse
2) Fixez la date de fin de votre période creuse
3) Cliquez sur « soumettre »
Vous verrez alors une liste de vos périodes creuses.
VUE D’ENSEMBLE DES PERIODES CREUSES
Sous « Période creuse » dans la section « Admin », vous verrez l'écran suivant :
Pour définir les dates de périodes creuses, procédez comme ceci :
1) Sélectionnez un agent pour quoi vous voulez modifier les périodes creuses
2) Fixez la date de début de votre période creuse
3) Fixez la date de fin de votre période creuse
4) Cliquez sur « soumettre »