File d'attente d'examen
INTRODUCTION
La File d'Attente est une fonction dans FileAssure qui permet aux utilisateurs spécifiquement assignés
d'examiner ou d'approuver différents documents contenus dans le dossier d'un débiteur. Cela permet à
l'utilisateur de facilement faire savoir à la personne appropriée que son document doit être examiné ou
qu'un document examiné doit être approuvé. Cela permet de suivre facilement l’état du document lors
de son examen.
Mise en Place des Examinateurs & des Approbateurs
Vous pouvez définir qui peut Examiner ou Approuver des documents en procédant comme suit :
1. Allez à Administrateur puis à Profils de sécurité
2. Vous verrez une liste de groupes pouvant devenir Approbateurs et Examinateurs
3. Pour changer cela, cliquez sur le bouton « Modifier » sur la ligne du groupe que vous
voulez modifier
4. Vous verrez ici une liste de fonctions disponibles pour ce groupe. Cochez Examinateur,
Approbateur ou les deux.
5. Cliquez sur Mettre à Jour
ENVOYER UN DOCUMENT POUR EXAMEN
1. Allez à la section Documents du dossier du débiteur.
2. Cochez le document que vous souhaitez envoyer pour examen.
3. Cliquez sur le bouton Envoyer pour Examen sur le côté droit.
4. La fenêtre contextuelle suivante apparaîtra, vous permettant de sélectionner les utilisateurs
auxquels ce document doit être affecté pour être examiné et approuvé.
5. Sélectionnez le ou les utilisateurs dans les champs du haut : « Sélectionner les
Examinateurs » et « Sélectionner les Approbateurs ».
6. Laissez un message pour ces utilisateurs.
7. Sélectionnez une date et une heure d'échéance.
8. Cliquez sur envoyer
Après avoir affecté un document pour examen ou approbation, un dossier sera créé et
apparaîtra dans la file d'attente de travail.
RECEVOIR UN DOCUMENT POUR EXAMEN OU APPROBATION
Lorsque vous recevez un document sur votre page d'accueil qui doit être examiné ou approuvé,
procédez comme suit :
1. Cliquez sur le document dans la file d'attente de travail de la page d'accueil - cela devrait vous
amener au document
2. Cliquez sur la section Commentaires pour afficher les notes de la personne qui demande l'examen.
3. Après avoir examiné le document, cliquez sur « Ajouter un Nouveau Commentaire » et envoyez un message
à l'utilisateur, Examinez le document ou Approuvez-le. Si vous êtes l'examinateur et l’approbateur, vous pouvez
simplement cliquer sur Approuver pour faire les deux.
L'envoi d'un commentaire ajoute au dialogue en cours, tandis que les fonctions
Examiner et Approuver suivent votre commentaire, l'ajoutent au journal pour audit de
l'examen/approbation et suppriment l'élément de la file d'attente de travail
4. Après avoir Examiné ou Approuvé, cliquez sur la section Examen.
Ici, vous verrez qui a examiné/approuvé le document et quand.